Politique de Protection des Données Personnelles

Utilisation de cette politique

Cette politique est mise à disposition sur le site internet, et pour les clients et les salariés.

 

NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Chez Com&Co, nous sommes très attachés au respect de votre vie privée et à la protection de vos Données Personnelles.

Lors de l’utilisation de nos services, nous pouvons être amenés à collecter et à traiter vos données à caractère personnel (ci-après les « Données Personnelles »).

  • Définition des Données Personnelles
    Une donnée personnelle est une information dans un format permettant d’identifier, directement avec son nom et son prénom ou indirectement avec un identifiant, numéro de téléphone, adresse courriel, une personne physique.
  • Un traitement de Données
    Le traitement de données personnelles peut consister à collecter, enregistrer, organiser, archiver, modifier, supprimer, ajouter, exporter, consulter, traiter ou communiquer les données personnelles, comme celles définies ci-avant.

Com&Co est engagée dans une démarche continue de protection des données à caractère personnel. Nous respectons l’ensemble des dispositions règlementaires, législatives françaises et européennes relatives à la protection de ces données. À ce titre, nous nous conformons aux exigences de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement (UE) relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des données à caractère personnel et à leur libre circulation du 27 avril 2016 (ci-après le « Règlement »).

Cette politique décrit et informe, à des fins de transparence sur les traitements mis en œuvre, de la manière dont Com&Co, en qualité de responsable de traitement, s’engage à collecter, utiliser et protéger vos données personnelles avec tout le soin requis et exclusivement aux fins légitimes pour lesquelles elles ont été recueillies.

En accédant et/ou en utilisant nos services, vous acceptez que vos Données Personnelles soient collectées et traitées dans les conditions et modalités exposées ci-après. Si vous ne fournissez pas les Données Personnelles demandées, il est possible que vous ne puissiez pas accéder à l’intégralité des services que nous proposons.

Ce document est susceptible d’évoluer, notamment lorsque cela sera nécessaire pour répondre aux obligations de la législation sur la protection des données personnelles.

 

Com&Co garantit que les données personnelles sont :

  • Traitées de manière licite, loyale et transparente
  • Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités
  • Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées
  • Exactes et, si nécessaire, tenues à jour
  • Conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées
  • Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées et adaptées aux risques.
  • Lorsque Com&Co agit en qualité de responsable de traitement

Conformément à l’article 5 du RGPD, nous garantissons que les données personnelles sont collectées à des fins de :

  • Gestion du personnel Com&Co, du recrutement et des carrières (examiner et contacter les candidats, etc.)
  • Gestion de ses contacts clients et prospects (envoi d’information marketing, sur les produits ou l’actualité du Groupe, approfondir et répondre aux besoins des clients ou prospects, etc.)
  • Gestion de ses contrats commerciaux (gestion des commandes, facturation, recouvrement etc.),
  • Création et administration des comptes utilisateurs
  • Réalisation et gestion des services souscrits par ses clients (enregistrement des appels effectués au support, etc.)
  • Promotion de ses événements et d’événements similaires
  • Prospection commerciale
  • Animation de communautés (usagers, membres, clients)
  • Création et gestion des espaces personnels sur les sites internet et les applications en lien avec les événements
  • Gestion de l’inscription et de la participation à un événement
  • Gestion des candidatures à un fonds de participation pour un événement
  • Gestion des contributions au programme des événements
  • Gestion des accès et traçabilité dans les sites accueillant les événements et les différents espaces dédiés
  • Gestion des attestations de présence et de certificats divers, de lettres d’invitation
  • Gestion de l’achat ou de la souscription de produits et services autres en ligne
  • Déclarations légales aux autorités des pays accueillant les événements ou des pays d’origine des participants aux événements (selon nécessité)
  • Amélioration des services et enquêtes de satisfaction
  • Statistiques
  • Gestion des droits et réclamations
  • Gestion des demandes de désinscription et de désabonnement
  • Gestion des paiements et des recouvrements de créances lorsque cela est nécessaire
  • Gérer et répondre aux demandes des internautes effectuées sur nos sites internet
  • Personnaliser notre communication via notre programme marketing client, afin d’effectuer des opérations marketing, de promotion et d’avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits
  • Adapter nos produits et services pour répondre au mieux à vos demandes
  • Personnaliser les offres commerciales
  • Vous informer des offres spéciales et de nouveaux services de nos sociétés.
  • Qualifier notre base de données prospects et clients, opérer des segmentations basées sur l’historique des actions effectuées sur nos sites internet
  • Effectuer la gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions et enquêtes de satisfaction
  • Effectuer la prise en compte du droit de modification/rectification/suppression ou traiter les demandes de désabonnement

 

  • Lorsque Com&Co agit en qualité de sous-traitant

Conformément à l’article 28 du RGPD, nous garantissons que :

  • Les finalités du traitement sont décrites dans le contrat signé entre Com&Co et son client,
  • Les traitements effectués sur les données personnelles de son client sont effectués uniquement pour les finalités déterminées, et sur ses instructions, dans les conditions prévues par le contrat,
  • La suppression des données personnelles soit engagée au terme et dans les conditions prévues au contrat, sauf si le droit applicable exige cette conservation.

 

Selon ces différentes finalités, Com&Co s’assure que la licéité du traitement soit assurée, et que l’une des conditions suivantes soit remplie :

  • Le consentement de la personne physique a été collecté pour une ou plusieurs finalités spécifiques,
    • Newsletters de nos partenaires, gestion de certains cookies, enquête de satisfaction, communication d’offres et d’actualités, …
  • Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel une personne physique est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci,
    • Inscription à un événement, bon de commande, …
  • Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Com&Co est soumise
  • Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne physique,
  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Com&Co, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne physique concernée.

La sécurisation des données 

Com&Co déploie tous les moyens techniques, organisationnels et humains, propres à garantir la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles collectées et traitées, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, en assurant un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des Données Personnelles à protéger, eu égard au niveau technologique et au coût de mise en œuvre.

Les collaborateurs de Com&Co sont soumis à un code de bonne conduite informatique, et à une charte informatique) permettant d’assurer un niveau de sécurité adapté.

Notre site internet est susceptible d’inclure des liens vers des sites Internet ou des sources externes.

Vous reconnaissez que la présente politique de Protection des Données Personnelles ne s’applique que pour l’utilisation de notre site internet, et ne couvre en aucun cas les informations collectées et/ou traitées sur les sites ou sources externes, dont le lien peut figurer sur le site internet. En conséquence, Com&Co ne saurait être responsable des pratiques de ces sites ou sources externes en matière de collecte et de traitement de données personnelles, qui sont régies, le cas échéant, par les politiques de données personnelles propre à chacun de ces sites ou sources externes.

 

En cas de violation des Données Personnelles 

 

Conformément aux articles 33 et 34 du RGPD, toute violation de données doit être notifiée, selon les cas suivants :

  • Lorsque Com&Co agit en qualité de responsable de traitement, la notification est faite auprès de l’autorité de contrôle (CNIL), et, si nécessaire, aux personnes physiques impactées par ladite violation,
  • Lorsque Com&Co agit en qualité de sous-traitant, la notification est faite auprès de ses clients impactés par ladite violation, dans le respect des conditions du contrat.

 

 

L’exercice des droits chez Com&Co

  • Comment exercer vos droits sur vos données personnelles, lorsque Com&Co est responsable de Traitement ?

Vous êtes informé(e) qu’en vertu et dans les conditions prévues par la législation de Protection des Données Personnelles, vous disposez auprès de Com&Co des droits suivants :

  • Droit d’accéder et d’obtenir copie des données personnelles vous concernant détenues par Com&Co,
  • Droit de faire rectifier et mettre à jour vos données personnelles qui seraient inexactes ou incomplètes,
  • Droit, sous condition, de faire supprimer tout ou partie de vos données personnelles,
  • Droit d’obtenir des informations relatives aux conditions d’utilisation de vos données par Com&Co,
  • Droit de vous opposer à un traitement de vos données pour des motifs tenant à votre situation particulière,
  • Droit de vous opposer, à tout moment et sans justification, à ce que vos données continuent d’être traitées à des fins de prospection commerciale (réception de SMS et d’emailings commerciaux) même si vous y aviez initialement consenti,
  • Droit de retirer le consentement donné pour le traitement de vos données personnelles (lorsque la base légale du traitement repose sur votre accord),
  • Droit d’obtenir, sous conditions, la limitation (interruption temporaire, gel) du traitement de vos données,
  • Droit à la portabilité des données fournies par vos soins à Com&Co,
  • Droit de fournir à Com&Co des directives sur le sort de vos données en cas de décès,
  • Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée ni d’un profilage qui aurait des effets juridiques ou significatifs à votre égard.

En application de l’article 77 du Décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l’application de la loi Informatique et libertés, vous devez justifier de votre identité avec une pièce d’identité au moment de l’exercice de vos droits que vous pouvez exercer :

  • Auprès du Responsable de la Protection des Données Personnelles de Com&Co en écrivant à :

Com&Co
À l’attention du Data Protection Officier
15 Boulevard Grawitz

13016 MARSEILLE

 

Votre demande peut également être adressée dans les mêmes conditions par courrier électronique à dpo@comnco.com. La justification de votre identité permet notamment de garantir la confidentialité des données de chacun (lutte contre l’usurpation d’identité et le risque d’homonymie).

Si vous faites la demande pour quelqu’un d’autre (vous êtes Mandataire du propriétaire des données), et conformément aux dispositions du décret précité, votre demande doit être accompagnée :

  • Du mandat écrit du propriétaire des données (le Mandant) précisant la durée et de l’objet précis du mandat qui vous est donné et vous autorisant clairement à être destinataire de la réponse de Com&Co à la demande d’exercice des droits sur les données personnelles du mandant,
  • + une justification de votre identité, et
  • + une justification de l’identité du mandant.

En l’absence de respect de ces conditions cumulatives, la demande ne sera pas recevable.

Sous réserve de recevabilité de votre demande et du respect des conditions prévues par la loi, une réponse vous sera apportée sous un mois, et exceptionnellement sous deux mois en cas de complexité ou d’un grand nombre de demandes.

Si vous estimez, après nous en avoir fait la demande, que vos droits « Informatique et Libertés » n’ont pas été respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL en ligne ou par courrier.

 

  • Comment exercer vos droits sur vos données personnelles, lorsque Com&Co agit en qualité de sous-traitant ?

Dans le cas où Com&Co reçoit une demande de la part d’une personne physique concernée par le traitement de ses données personnelles dans le cadre de la réalisation du contrat entre Com&Co et son client, Com&Co communiquera à son client dans les meilleurs délais cette demande à compter de sa réception et, tenant compte de la nature du traitement et dans les conditions établies dans le contrat, aidera son client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite à ces demandes.

Le client reste néanmoins responsable de la réponse à apporter à la personne physique concernée.

 

 

Les durées de conservation de vos Données Personnelles 

Le responsable de traitement s’engage à ne pas conserver vos Données Personnelles au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités d’utilisation pour lesquelles elles ont été recueillies, et conformément à la Réglementation Applicable.

Le responsable du traitement s’engage à archiver ou à supprimer vos Données Personnelles dès que la finalité et/ou la durée de leur conservation définie expire.

Ces durées maximales s’appliquent, sauf si vous demandez l’effacement ou la cessation du traitement de vos Données Personnelles avant l’expiration de ces durées, si leur conservation n’est plus justifiée par des exigences légales et obligatoires.

 

L’Information des personnes concernées

  • Lorsque Com&Co agit en qualité de responsable de traitement

Au moment de la collecte des données personnelles, Com&Co fournit aux personnes physiques concernées, et dans la mesure du possible les informations appropriées, dont : les coordonnées du responsable de traitement et de son Délégué à la Protection des Données, les finalités du traitement et sa base légale, les destinataires des données, les transferts hors UE le cas échéant, la durée de conservation, la possibilité d’exercer ses droits et le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle.

 

Com&Co peut recevoir des données personnelles (entreprise, nom du contact, téléphone, courriel) de ses clients et/ou partenaires. Ces données servent uniquement à :

  • Réaliser ses prestations de services en qualité d’organisateur d’évènements pour le compte de ses clients,
  • Mettre à jour, développer et analyser sa base client/prospect,
  • Identifier de nouveaux prospects,
  • Fournir des informations sur les services et évènements organisés par Com&Co.

 

 

  • Lorsque Com&Co agit en qualité de sous-traitant

Conformément à l’article 13 du RGPD, la responsabilité d’informer les personnes physiques incombe au responsable de traitement.

 

Les données collectées

  • Les Données Personnelles collectées, dans le cadre de la relation commerciale avec Com&Co

 

Afin de fournir le service souscrit et de gérer sa relation commerciale, Com&Co, responsable de traitement, situé au 15 Boulevard de Grawitz, à Marseille (13016) en France, collecte et traite les données personnelles suivante : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, fonction, société.

 

Ces données personnelles sont traitées par Com&Co à des fins de gestion de sa relation commerciale, de communication commerciale et de fourniture du service souscrit.

 

Com&Co est susceptible de sous-traiter certains traitements tels que le recouvrement ou la communication commerciale à des partenaires commerciaux.

Pour en savoir plus sur ces partenaires ou sous-traitants, contactez dpo@comnco.com

 

Vous pouvez exercer vos droits conformément à la présente politique.

 

  • Les Données Personnelles collectées sur les formulaires sur les sites de Com&Co

Selon la nature du formulaire, Com&Co, responsable de traitement, situé au 15 Boulevard de Grawitz, à Marseille (13016) en France, est susceptible de collecter les données personnelles, via les sites :

 

  • net
  • com et ses sous domaines
  • Tous les sites pour lesquels Com&Co est mandaté pour réaliser la communication des événements
  • Les sites associés aux web Tvs (incathlab.com, oncostream.com, mdscop.com)

 

Il s’agit notamment de :

 

  • Données Personnelles non techniques (selon les cas d’usage)
  • Identification (nom, prénom, pseudo, …)
  • Coordonnées (adresse email et/ou postale)
  • Photo
  • Vie professionnelle (profession, fonction, spécialité, etc)
  • Données bancaires, si nécessaire (en cas de remboursement, par exemple)
  • Images vidéo (congrès filmés, vidéosurveillance)
  • Données techniques (selon les cas d’usage)
  • Données d’identification (IP)
  • Données de connexion (logs notamment)
  • Données d’acceptation (clic)
  • Données de localisation
  • Données de traçabilité (cookies sur nos sites internet, accès aux salles de conférence)

 

Ces données personnelles sont traitées par Com&Co uniquement dans le cadre des finalités annoncées : inscriptions aux évènements, gestion des formations médicales, prises en charge des participants et des intervenants, gestion de la relation commerciale et du fichier et prospect, proposition d’offres adaptées aux intérêts des clients/prospects, et de réalisations de statistiques.

 

Ces données seront conservées pour la réalisation de l’objet du traitement annoncé, sans excéder la durée légale, obligatoire et autorisée. Vous pouvez toutefois exercer vos droits conformément à la présente politique.

 

  • Les Données Personnelles collectées sur les sites, en général

Les données personnelles collectées auprès des utilisateurs ont pour objectif la mise à disposition des services de la plateforme, leur amélioration et le maintien d’un environnement sécurisé. Les bases légales des traitements sont : l’intérêt légitime et l’exécution du contrat entre l’utilisateur et la plateforme. Plus précisément, les utilisations sont les suivantes :

  • Accès et utilisation de la plateforme par l’utilisateur
  • Gestion du fonctionnement et optimisation de la plateforme ;vérification, identification et Authentification des données transmises par l’utilisateur
  • Personnalisation des services en affichant des publicités en fonction de l’historique de navigation de l’utilisateur, selon ses préférences
  • Prévention et détection des fraudes, malwares (malicious softwares ou logiciels malveillants) et Gestion des incidents de sécurité
  • Gestion des éventuels litiges avec les utilisateurs
  • Vous contacter par e-mail et téléphone
  • Administrer un concours, une promotion, ou réaliser une enquête de satisfaction / d’intérêt
  • Envoi d’informations commerciales et publicitaires, en fonction des préférences de l’utilisateur.

Transferts hors de l’Union Européenne

Com&Co, informe par la présente charte, que les données collectées peuvent être susceptibles d’être traitées hors de l’Union Européenne. Conformément à la législation sur la protection de données, Com&Co s’interdit de transférer les Données Personnelles, sans mettre en place les outils adéquats d’encadrement de ces transferts en application de l’article 46 du RGPD, en dehors :

  • De l’Union Européenne, ou
  • De l’Espace Economique Européen, ou
  • Des pays reconnus comme disposant d’un niveau de sécurité adéquat par la Commission Européenne.

Les destinataires des données

  • Lorsque Com&Co, agit en qualité de responsable de traitement et sous-traitant

Vos informations nominatives collectées ou fournies sur le présent site ou dans le cadre de nos prestations, sont destinées à la société Com&Co, Responsable de traitement au sens de la Loi dite « Informatique et Libertés » modifiée, et dont le siège social est situé au 15 boulevard de Grawitz, 13016 à Marseille France et plus spécifiquement, aux seules directions de Com&Co habilitées, dont : le pôle  Production, L’administration du site internet, le Pôle Support, le Pôle Communication et Marketing, le Comptabilité & RH

Com&Co est susceptible de partager des données personnelles avec des tiers uniquement dans les conditions prévues dans ce document et/ou le contrat applicable.

 

  • Les prestataires de Com&Co

La société Com&Co est amenée à faire appel à des prestataires de services, fournisseurs et sous-traitants, auxquels elle confie l’exécution de tout ou partie de certaines missions.

Ces prestataires peuvent recevoir ou accéder à certaines données personnelles pour les besoins exclusifs de leurs missions pour le compte de Com&Co, dans le respect des procédures en vigueur. La société Com&Co encadre et veille au respect par ces derniers de leurs obligations de confidentialité et de sécurité relatives à vos informations.

  • Pour le compte de Com&Co dans le cadre de l’exécution du contrat client (hébergement des données, hébergement des personnes, transport des personnes, consulting, sous-traitant, …) dans les conditions prévues par celui-ci
  • Pour accompagner Com&Co dans l’exécution des conditions financières et administratives du contrat (recouvrement, facturation…)
  • Pour la réalisation de communication marketing au nom de Com&Co

 

  • Les Autorités publiques

 

Dans certains cas, Com&Co peut être contrainte de partager des données personnelles à la suite d’une requête d’autorité publique, une assignation ou à toute demande légale en application des lois applicables.

Com&Co fournira dans ce cas, les données nécessaires pour répondre à cette demande, notamment lorsque Com&Co estime de bonne foi que ce partage est nécessaire pour protéger vos droits, assurer votre sécurité ou celles des autres, enquêter sur des cas de fraude ou répondre à une exigence légale.

 

  • Coopération de Com&Co avec ses clients et l’autorité de contrôle

Conformément à l’article 28 du RGPD et dans le respect de ses engagements contractuels, Com&Co s’engage à raisonnablement coopérer avec ses clients afin de les aider à répondre à leurs obligations en application des articles 32 à 36 du RGPD.

De manière générale, Com&Co s’engage à coopérer avec l’autorité de contrôle française (CNIL) lorsque cela est nécessaire, et à raisonnablement prendre en compte ses recommandations.

 

Pour en savoir plus sur les destinataires, contactez-nous à dpo@comnco.com

 

 

Privacy by design dans les produits et services

Lorsque Com&Co prévoit de développer un nouveau service ou offre, Com&Co, en sa qualité d’éditeur, fera ses meilleurs efforts pour introduire dès le début de ce projet les principes de protection des données personnelles (“privacy by design”) et ainsi aider les clients de Com&Co à se conformer aux exigences de la règlementation applicable par des fonctionnalités et moyens spécifiques.

 

 

Sensibilisation du personnel Com&Co

Com&Co met tout en œuvre pour initier et sensibiliser régulièrement ses collaborateurs et ses nouvelles recrues, aux enjeux de la protection des données personnelles.

Des sensibilisations et/ou formations spécifiques peuvent être effectuées auprès des collaborateurs qui sont amenés à manipuler de façon régulière des données personnelles

 

Les Registres des traitements 

En application à l’article 30 du RGPD, Com&Co maintient deux registres de traitement de données personnelles :

  • Un registre décrivant les traitements effectués en qualité de responsable de traitement,
  • Un registre décrivant les traitements effectués pour le compte, et sur les instructions de ses clients, responsables de traitement.

Ces registres sont mis à la disposition de la CNIL, sur demande.

 

Mises à jour des formalités contractuelles 

Com&Co a pris en compte les nouvelles obligations contractuelles obligatoires en application de l’article 28 du RGPD dans l’ensemble des contrats impactés.

Ainsi, des clauses contractuelles spécifiques à la protection des données et conformes à la règlementation applicable ont été notamment introduites dans :

  • Les contrats clients (CGV/CGU) ;
  • Les contrats avec entre Com&Co et ses propres sous-traitants.

 

Contact

Pour toute question relative à cette politique ou contacter notre Délégué à la Protection des Données, vous pouvez envoyer votre demande à l’adresse de courrier électronique suivante : dpo@comnco.com

 

L’Utilisation des cookies

 

Ci-après les sites internet désignent

 

  • net
  • com et ses sous domaines
  • Tous les sites pour lesquels Com&Co est mandaté pour réaliser la communication des événements
  • Les sites associés aux web Tvs (incathlab.com, oncostream.com, mdscop.com)

 

Les sites internet de Com&Co recueillent automatiquement auprès des utilisateurs les informations relatives à l’utilisation du site (ainsi que certaines autres informations comme le type de navigateur utilisé et le système d’exploitation ou encore les adresses IP).

 

Les sites internet utilisent des cookies, ce sont des petits fichiers textes envoyés et stockés dans votre ordinateur qui permettent aux serveurs Web de reconnaître les habitudes des utilisateurs, leur faciliter l’accès au site Com&Co, et permettre au site de compiler des données globales qui permettront d’améliorer les sites et leur contenu.

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Dernière mise à jour : 19 nov 2021